هر رویداد مالی که در سازمان یا شرکت و بنگاه اقتصادی انجام می شود باید به صورت اسناد حسابداری ثبت شود . سند حسابداری کلیه اطلاعات رویداد مالی را شامل می شود . اطلاعات مهم و ضروری که در سندهای حسابداری ثبت می شود شامل تاریخ ، تمامی حساب های مرتبط با رویداد مالی و هزینه آن ها می باشد . در اینجا به توضیح مختصری از هر یک از پارامترهای موجود در اسناد حسابداری می پردازیم ، همراه ما باشید .
در سیستم های حسابداری برای کاهش خطا در ثبت معاملات از سند یا برگه حسابداری استفاده می شود.اطلاعات رویدادهای مالی و معاملات از روی اسناد اولیه ثبت نمی شود و بلکه این اطلاعات را از روی اسناد به ثبت می رسانند .
سند حسابداری چه خصوصیاتی دارد ؟
تاریخ اسناد حسابداری ،هر رویداد مالی در تاریخی مشخص اتفاق می افتد . تاریخ سند حسابداری جزء اولین پارامترهای اصلی یک سند محسوب می شود. بدون وجود تاریخ ثبت سند امکان پذیر نخواهد بود. نکته قابل توجه در ثبت اسناد حسابداری رعایت ترتیب هر یک از آن ها با توجه به تاریخ اسناد می باشد.برای سندهای حسابداری یک شماره را در نظر می گیریم که ترتیب این شماره ها توالی اسناد حسابداری را برای ما مشخص می کند . در نرم افزارهای حسابداری برای شماره سند حسابداری از چند رقم استفاده می شود . به عنوان مثال از شماره موقت و شماره دائم جهت ثبت اولیه و نهایی اسناد حسابداری استفاده می شود . شماره دائم پس از نهایی شدن اسناد حسابداری به سند اختصاص داده می شود .
برای هر تراکنش مالی حدقل دو حساب درگیر خواهند بود که به صورت حساب بدهکار و دیگری حساب طلبکار می باشد . در یک جریان مالی مبدا همیشه پولی را از دست می دهد و طرف مقصد پول را به دست می آورد . به طور خلاصه و مفید می توان اینگونه بیان کرد که همیشه حساب مبدا بستانکار و حساب مقصد بدهکار خواهد بود . در اسناد حسابداری طرف حساب ها می توانند بیش تر از دو مورد باشند و امکان دارد دو الی سه بدهکار و بستانکار داشته باشیم . برای کسب اطلاعات بیش تر در رابطه با موضوعات مختلف حسابداری و هم چنین استخدام حسابدار به وبسایت حسابکاران مراجعه نمایید .
آرتیکل سند حسابداری
در سند حسابداری برای هر یک از حساب ها باید اطلاعاتی ثبت گردد، هر سطر از اطلاعات ثبت شده در اسناد حسابداری یک آرتیکل نام دارد . آرتیکل سند حسابداری شامل کد حساب ، اطلاعات و مبلغ می باشد . کد حساب معمولا به صورت کد معین حساب و به صورت اختیاری شامل یک یا چند کد تفصیلی خواهد بود . در شرح آرتیکل توضیحاتی آورده می شود که علت بستانکاری و بدهکاری حساب شرح داده می شود، از این اطلاعات در گزارش های مختلف حسابداری نیز استفاده می شود . در اسناد حسابداری دو ستون به نام بدهکار و بستانکار به مبلغ اختصاص دارد . برای تکمیل هر آرتیکل تنها یکی از این دو ستون باید مقدار داشته باشد و مقدار آن باید یک عدد مثبت و بزرگتر از صفر باشد. اطلاعات سند حسابداری بدون مبلغ ثبت نمی شود .
جمع مبلغ های ستون بدهکار و ستون بستانکار به صورت جداگانه در زیر سند حسابداری نوشته می شود ، این ستون ها باید باهم برابر باشند . در صورتی که مقدار این دو ستون باهم برابر باشد به اصطلاح می گویند سند حسابداری تراز می باشد .
در قسمت پیوست ، تعداد برگه های پیوست شده به اسناد حسابداری در این بخش نوشته می شود. برگه هایی چون فاکتورهای رسید و پرداخت حواله و واریزی های مختلف که رویداد مالی مربوط به سند حسابداری هستند در پیوست اسناد حسابداری قرار می گیرند .
کدینگ یا فهرست حساب ها
موسسات با توجه به داشتن حساب های زیاد و مکانیزه شدن سیستم های حسابداری علاوه بر اینکه از نام حساب برای شناسایی هر حساب استفاده می کنند به هر یک از حساب ها کد یا شماره اختصاص می دهند که به آن کدینگ حساب می گویند. استفاده از کدینگ به خاطر راحت و آسان تر شدن عملیات حسابداری می باشد . برای مثال زمانی که بخواهند بگویند فلان حساب بانک بستانکار شده است می گویند حساب شماره فلان بستانکار شده است البته از کدینگ برای تهیه ترازهای آزمایشی استفاده می شود و در سایر موارد علاوه بر نام حساب از شماره حساب نیز استفاده می شود .برای اطلاع از استخدام حسابدار می توانید به وبسایت حسابکاران مراجعه نمایید.